Gérer soi-même ou donner mandat à un professionnel
La gestion directe consiste à diffuser l’annonce, organiser les visites, sélectionner le locataire, rédiger le bail et établir l’état des lieux d’entrée sans intermédiaire. Elle convient aux bailleurs qui disposent du temps nécessaire, d’une bonne connaissance des règles applicables aux baux d’habitation (loi du 6 juillet 1989, décrets d’application, jurisprudence en cas de litige) et qui acceptent de prendre en charge eux-mêmes la gestion courante : encaissement du loyer, quittances, régularisation annuelle des charges, déclaration fiscale des revenus fonciers, suivi des éventuels impayés. L’économie réalisée sur les honoraires correspond en général à un mois de loyer pour la seule mise en location, et à une part du loyer annuel pour une gestion locative complète.
Le mandat à un professionnel se décline en deux formules complémentaires. Le mandat de location couvre uniquement la phase de recherche du locataire et la signature du bail : l’agence diffuse l’annonce, qualifie les candidats, constitue les dossiers, rédige le contrat et procède à l’état des lieux. Les honoraires de location sont partagés entre bailleur et locataire dans la limite des plafonds fixés par le décret du 1er août 2014, indexés sur la surface habitable et la zone géographique. Le mandat de gestion couvre toute la vie du bail : appel et encaissement des loyers, quittances, régularisation des charges, suivi des impayés, déclaration fiscale, relations avec les fournisseurs. Le bailleur reste juridiquement propriétaire et signe les actes en son nom, mais délègue la quasi-totalité des tâches matérielles.
Une troisième voie existe pour les bailleurs cherchant la sécurité juridique maximale : le bail notarié. Établi par un notaire, ce bail constitue un acte authentique exécutoire de plein droit : en cas d’impayé, le bailleur peut faire procéder directement au recouvrement des sommes dues sans passer par un commandement de payer délivré par commissaire de justice. Le coût supplémentaire (émoluments du notaire) doit être mis en balance avec la sécurité procurée, notamment pour des locations à enjeux élevés ou pour un profil de locataire complexe.
Sélectionner le locataire dans le cadre légal
Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 et son décret d’application n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, la liste des pièces justificatives exigibles d’un candidat à la location et de sa caution est limitative. Toute pièce non prévue par le décret est interdite, sous peine d’une amende administrative prononcée par le préfet : jusqu’à 3 000 € pour un bailleur personne physique, 15 000 € pour un bailleur personne morale (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989). Quatre catégories de documents sont prévues.
La pièce d’identité : une seule pièce comportant la photographie du titulaire (carte nationale d’identité française ou étrangère, passeport, permis de conduire, ou titre de séjour pour les ressortissants hors UE/EEE/Suisse). Le justificatif de domicile : une seule pièce parmi les trois dernières quittances de loyer, une attestation du précédent bailleur, une attestation d’élection de domicile auprès d’un organisme agréé, une attestation sur l’honneur de l’hébergeant, ou le dernier avis de taxe foncière du candidat propriétaire. Le justificatif d’activité professionnelle : contrat de travail ou de stage, attestation d’employeur, extrait Kbis, extrait D1, certificat INSEE, carte professionnelle, carte d’étudiant ou certificat de scolarité. Les justificatifs de ressources, où plusieurs documents peuvent être exigés cumulativement : dernier ou avant-dernier avis d’imposition, trois derniers bulletins de salaire, justificatif de versement des prestations sociales des trois derniers mois, attestation de simulation des aides au logement, avis d’attribution de bourse, justificatifs de revenus fonciers ou de capitaux mobiliers, deux derniers bilans pour les non-salariés.
Sont expressément interdits parce qu’absents du décret : le relevé de compte bancaire, le RIB pour un autre motif que la mise en place d’un virement, l’extrait de casier judiciaire, la copie du contrat de mariage ou du livret de famille, l’attestation d’absence de crédit, le dossier médical, l’autorisation parentale du candidat majeur, l’attestation de l’employeur sur le comportement professionnel. Le bailleur ne peut pas non plus imposer la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant du candidat (article 22-2, al. 5). Les dossiers numérisés sont admis ; le bailleur peut demander à voir les originaux mais ne peut pas refuser un dossier dématérialisé.
L’évaluation de la solvabilité se pratique le plus souvent avec un seuil informel : un revenu net mensuel équivalent à environ trois fois le loyer charges comprises. Ce seuil n’a pas de valeur légale et reste à la libre appréciation du bailleur, qui peut l’assouplir pour un profil de revenus stables ou le renforcer pour un profil plus précaire. Le complément habituel est l’exigence d’un garant (caution personne physique ou morale), dont les pièces justificatives sont également encadrées par le décret. La garantie Visale d’Action Logement, gratuite, peut remplacer un garant pour les locataires éligibles et constitue un argument de sécurisation côté bailleur. Toute la sélection doit en revanche respecter strictement les textes anti-discrimination : l’article 1er de la loi du 6 juillet 1989, complété par la loi du 27 mai 2008 et par les articles 225-1 et 225-2 du Code pénal, interdit tout refus fondé sur l’origine, le sexe, la situation de famille, l’état de grossesse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état de santé, le handicap, les opinions politiques, religieuses ou syndicales, l’ethnie, la nation ou la prétendue race. La sanction pénale peut atteindre trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. Les tests de location anonymes réalisés par les associations ou par le Défenseur des droits constituent un mode de preuve admis par les juridictions. Le motif du refus, s’il est fondé sur la solvabilité ou la stabilité du dossier, gagne à être documenté par écrit pour pouvoir être justifié en cas de contestation.