Formalités pour louer un appartement

Que ce soit du côté du propriétaire ou du locataire, des formalités de location d'un appartement doivent être remplies.

Formalités location appartement : bail

En cas de location, il convient d'établir un bail, accompagné d'un état des lieux et des formalités liées à la caution et au dépôt de garantie. En général, la signature du contrat est précédée d'un dossier de location.

Dossier de location

La plupart des propriétaires et agences immobilières exigent la constitution d'un dossier avant la signature du contrat de location. Ce dossier peut même servir de sélection au niveau des locataires.

Ce dossier de location doit permettre de connaître l'identité du locataire et sa solvabilité ainsi que celle de sa caution. La liste des documents pouvant être demandés est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Ainsi, le dossier doit se constituer :

• d'une pièce d'identité en cours de validité du locataire :
  • carte d'identité française ou étrangère ;
  • ou carte de séjour ;
  • ou passeport ;
  • ou permis de conduire ;

• d'un justificatif de domicile :
  • 3 dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
  • ou attestation d'élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé au titre de l'article L. 264-2 du Code de l'action sociale et des familles ;
  • ou attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ;
  • ou dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale ;
• d'un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles :
  • contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai ;
  • extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois pour une entreprise commerciale (depuis début 2020, tous les chefs d’entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés bénéficient d’un accès en ligne gratuit et illimité à leur extrait K ou Kbis numérique via le site monideum.fr) ;
  • extrait D 1 original du registre des métiers de moins de 3 mois pour un artisan ;
    copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant ;
  • copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
  • pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels ;
  • carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours ;
• d'un ou plusieurs justificatifs de ressources :
  • dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre État ou territoire, le dernier ou avant-dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet État ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet État ou territoire ;
  • 3 derniers bulletins de salaires ;
  • justificatif de versement des indemnités de stage ;
  • 2 derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées ;
  • justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur ;
  • attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ;
  • avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
  • titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
  • justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Au niveau de la caution, le dossier doit comprendre :

• une pièce justificative d'identité en cours de validité :
  • carte nationale d'identité française ou étrangère ;
  • ou passeport français ou étranger ;
  • ou permis de conduire français ou étranger ;
• pour les cautions personnes morales les 2 justificatifs suivants :
  • extrait K bis original de moins de 3 mois ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l'existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l'adresse de l'organisme ainsi que la preuve qu'une déclaration a été effectuée auprès d'une administration, une juridiction ou un organisme professionnel ;
  • justificatif d'identité du représentant de la personne morale figurant sur l'extrait K bis ou les statuts ;
• un justificative de domicile :
  • dernière quittance de loyer ;
  • facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de 3 mois ;
  • attestation d'assurance logement de moins de trois mois ;
  • dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale ;
• un ou plusieurs justificatifs d'activités professionnelles :
  • contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction envisagée et le cas échéant la durée de la période d'essai ;
  • extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de 3 mois pour une entreprise commerciale ;
  • extrait D 1 original du registre des métiers de moins de 3 mois pour un artisan ;
  • copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant ;
  • copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
  • pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels.
• un ou plusieurs justificatifs de ressources :
  • dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre État ou territoire, le dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet État ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet État ou territoire ;
  • titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
  • 3 derniers bulletins de salaires ;
  • 2 derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées ;
  • justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur ;
  • justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Bail

Le bail est un contrat de location établi entre le locataire et le propriétaire. Il est obligatoire pour les locations nues. En général, il est établi pour une durée de 3 ans renouvelable, mais le locataire a la possibilité de quitter son logement à tout moment en respectant un délai de préavis.

Le bail doit indiquer :

• l'identité du locataire et du propriétaire ;
• la description du logement loué ;
• le montant du loyer ;
• les charges prévisionnelles ;
• la durée du contrat ;
• le dépôt de garantie versé.

État des lieux

Un état des lieux doit être joint au bail. Celui-ci est établi à l'arrivée du locataire, mais aussi à son départ.

• Il permet ainsi d'éviter tout litige entre le propriétaire et le locataire concernant les dégradations causées au logement.
• Il est réalisé en 2 exemplaires et est signé par le propriétaire et le locataire.
• Selon les cas, l'état des lieux peut être réalisé par une société externe.

Caution

Il est généralement demandé au locataire d'avoir une caution, c'est-à-dire une personne ou un organisme qui s'engage à payer pour lui en cas de défaillance. La caution donne son engagement.

L'engagement de la caution reprend :

• le montant du loyer ;
• le fait qu'elle a pris connaissance de la nature et de l'étendue de son engagement.

Il existe différents types de caution :

• caution simple : la caution doit entrer en jeu uniquement lorsque le locataire est insolvable ou que les poursuites à son encontre ont échoué ;
• caution multiple : il y a plusieurs cautions, pouvant chacune être poursuivie pour l'ensemble des dettes (notamment en cas de bail aux noms de plusieurs locataires) ;
• caution solidaire : la caution est engagée au même titre que le locataire, ainsi le propriétaire peut s'adresser aussi bien à la caution qu'au locataire en cas d'impayés.

Dépôt de garantie

Lors de la signature du bail, un dépôt de garantie peut être demandé au locataire. Celui-ci est utilisé pour garantir le propriétaire en cas de manquement du locataire à ses obligations.

Le montant du dépôt de garantie est remis au propriétaire lors de la signature du bail et est rendu au locataire à son départ, déduction faite des sommes restant dues.

Formalités location appartement : obligations

Lors de la location d'un appartement, locataire et propriétaire doivent respecter certaines obligations.

Obligations du locataire

Le locataire doit respecter certaines obligations pendant toute la durée de la location :

• honorer le paiement du loyer et des charges ;
• ne pas utiliser le logement pour une autre destination que celle prévue dans le bail ;
• effectuer les réparations locatives suite aux dégradations ou pertes qu'il a causées ;
• bien entretenir le logement et ses équipements ;
• être en règle au niveau de l'assurance habitation ;
• demander l'accord préalable du propriétaire avant d'effectuer des travaux.

Obligations du propriétaire

Au même titre que le locataire, le propriétaire est tenu de respecter certaines obligations. Ainsi, un propriétaire doit fournir un logement décent, c'est-à-dire qui ne présente pas de risques pour la sécurité du locataire, mais aussi avec un équipement nécessaire pour un logement à usage d'habitation :

• sanitaires ;
• installation électrique ;
• arrivée et évacuation d'eau.

Le bailleur doit fournir à son locataire les différents diagnostics techniques concernant le bien. Depuis le 1er janvier 2022, le contrat de location mentionne aussi une indication sur le montant des dépenses théoriques de l'ensemble des usages énumérés dans le DPE : chauffage, refroidissement, production d'eau chaude sanitaire, éclairage et auxiliaires de chauffage, de refroidissement, d'eau chaude sanitaire et de ventilation (décret n° 2020-1609 du 17 décembre 2020).

Afin de renforcer la lutte contre l'habitat indigne, la loi ALUR prévoit que les communes ou regroupements de communes peuvent soumettre la mise en location d'un logement dans certaines zones qu'elles délimitent :

• Soit à une autorisation préalable (articles L. 635-1 et suivants du Code de la construction), qui doit être obtenue avant la conclusion du contrat de location. Délivrée dans un délai d’un mois, cette autorisation est valable deux ans après sa délivrance si le logement n’a pas été mis en location. Le transfert de l’autorisation à un nouvel acquéreur d’un logement s’effectue sur simple déclaration auprès de l’EPCI ou de la commune.
• Soit à une simple déclaration de mise en location (articles L. 634-1 et suivants du Code de la construction), dans les 15 jours suivant la conclusion d’un nouveau contrat de location, qui permettra à la commune de vérifier, uniquement lorsqu'elle considère que c'est nécessaire, si le bien loué est un logement salubre et décent.

Tout propriétaire doit donc vérifier s'il est soumis ou non à cette obligation supplémentaire. Le propriétaire doit aussi entretenir le logement, avec notamment la prise en charge des réparations qui n'incombent pas au locataire.