Régulariser les charges locatives auprès du locataire

Zoom sur les charges locatives

Définition des charges locatives

Les charges locatives sont définies par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 comme étant des charges récupérables car elles sont la contrepartie :

• des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée ;
• des dépenses d'entretien courant et de menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée.

Cette contrepartie est payée par le propriétaire mais il peut récupérer les charges locatives auprès du locataire en même temps que le paiement du loyer.

Comment distinguer les charges locatives de celles restant à la charge du propriétaire ?

Il existe deux listes, l'une concernant les charges locatives et l'autre les réparations locatives, fixées par les décrets n° 87-713 et n° 87-712 en date du 27 août 1987.

Ces charges très détaillées concernent toutes les dépenses liées aux postes suivants  :

• les ascenseurs (électricité, menues réparations de la cabine, etc.) : en général, il s'agit dans un immeuble collectif des frais concernant le contrat d'entretien de l'ascenseur ;
• l'eau froide et chaude et le chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes ;
• les installations individuelles (eau chaude et eau froide, menues réparations, etc.) ;
• les parties communes à l'intérieur du bâtiment (électricité, produits d'entretien, minuterie, etc.) ;
• les espaces extérieurs au bâtiment (notamment l'entretien des espaces verts, etc.) ;
• l'hygiène : produits, sacs plastique, etc. ;
• les équipements divers du bâtiment (ramonage, ventilation mécanique, entretien digicode, etc.) ;
• l'imposition et la redevance : il s'agit essentiellement de la taxe d'ordure ménagère et de la taxe de balayage.

Il faut systématiquement relire le décret car il explicite en détail les 8 postes évoqués ci-dessus sur 4 pages.

1. Comprendre la répartition des charges locatives

Une fois que la liste des charges est établie, il faut savoir comment celles-ci sont réparties. C'est notamment dans les immeubles collectifs en copropriété ou avec un propriétaire unique que se pose le problème des dépenses concernant les parties communes du bâtiment. C'est le propriétaire qui va régler toutes les charges puis, selon la nature des dépenses, les attribuer ou non au locataire.

Les charges locatives en copropriété

• Il s'agit des charges relatives à l'utilisation des parties communes et aux services dont profite directement le locataire en copropriété tels que l'ascenseur, l'entretien des escaliers, les espaces verts.
• Dans un immeuble en copropriété, la liste et la répartition des charges locatives sont prises en charge par le syndic de l'immeuble en fonction du décret du 27 août 1989 et sur la base des tantièmes de copropriété du lot loué.
• Dans le relevé des charges de copropriété, le logiciel utilisé par les syndics pour établir le décompte individuel annuel des charges de la copropriété prévoit une rubrique appelée « charges locatives » ou « charges récupérables », parfois mentionnée par un L ou un R. C'est la somme indiquée à cette rubrique qu'il faut prendre en compte pour connaître le montant récupérable sur le locataire.

Les charges locatives dans un immeuble avec un propriétaire unique

• Dans ce cas de figure, le propriétaire est seul propriétaire de l'immeuble collectif.
• La liste des charges locatives est toujours celle du décret du 27 août 1989, mais se pose le problème de la répartition des charges dans la mesure où les tantièmes de copropriété n'existent pas. La seule règle à suivre est fixée par la jurisprudence : la répartition doit être égale pour tous et ne doit pas être modifiée d'une année sur l'autre.
• En pratique, le propriétaire établit une répartition au prorata de la surface du logement, ce qui est le plus simple et le plus équitable.

Les charges locatives dans une maison

• Il n'y a dans ce cas de figure pas de partie commune, mais il peut éventuellement exister un espace commun à plusieurs maisons.
• Par conséquent, les charges locatives vont se limiter aux services dont profite le locataire. Il s'agira essentiellement de la taxe d'ordure ménagère. Les autres charges comme l'eau, l'électricité ou le gaz seront réglées directement par le locataire car lui seul dans la maison en profite, elles n'ont donc pas lieu d'être récupérées.

2. Calculez le montant de la provision pour charges et celui des charges réelles

Pour satisfaire à son obligation de paiement des charges locatives, le locataire doit verser au propriétaire une provision pour charges. C'est parce qu'il s'agit d'une provision versée que le propriétaire doit la régulariser.

Évaluez le montant de la provision pour charges

Pour faciliter le paiement des charges par le locataire et ne pas attendre les comptes réels à chaque dépense, la loi oblige au versement d'une provision sur charges lorsque le propriétaire loue un logement d'habitation vide. Ce montant de charges est donc provisoire et il devra être régularisé en fonction du montant des charges réellement payées par le propriétaire. Le montant de la provision pour charges est décidé par le propriétaire avec le montant du loyer au moment de la signature du contrat de location. Le propriétaire n'a pas l'obligation de fournir un document justifiant le montant de cette provision.

Le montant de la provision évaluée par le propriétaire s'apprécie en additionnant le montant des charges locatives mentionnées dans le relevé annuel du décompte individuel de charges si vous êtes en copropriété avec le montant de la taxe d'ordure ménagère indiquée sur votre taxe foncière, puis en divisant le tout par 12, pour obtenir une provision mensuelle. Les demandes sont donc justifiées par le résultat antérieur arrêté lors de la précédente régularisation.

Définissez le montant des charges réelles

Puisque le propriétaire demande une provision au locataire, il doit, lorsqu'il prend connaissance du montant réel des charges locatives, comparer le montant réellement payer par lui et la provision versée par le locataire :

• Si le montant de la provision annuelle était inférieur au montant des charges réelles, le locataire devra verser au propriétaire le complément.
• S'il était supérieur, le propriétaire devra restituer au locataire le surplus.

3. Demandez la récupération des charges locatives

Afin que la régularisation ne soit pas contestable par le locataire, le bailleur doit suivre une procédure bien particulière pour récupérer les charges lorsqu'il prend connaissance des charges réelles. Elle doit être faite une fois par an, sans plus de précision dans la date, sachant que si le propriétaire ne l'a pas faite une fois par an, il peut revenir jusqu'à 3 ans en arrière. Les différentes étapes sont prévues par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

Communiquez le décompte par nature de charges au locataire

Un mois avant la régularisation des charges locatives, le bailleur communique au locataire :

• le décompte par nature de charges (frais d'entretien, eau, électricité, contrat d'entretien de l'ascenseur, etc.) ;
• et, pour les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires (au prorata de la surface, par exemple ; en copropriété il s'agit des tantièmes).

Envoyez un courrier expliquant la régularisation des charges locatives

• Le bailleur doit ensuite envoyer au locataire un courrier expliquant la régularisation le plus précisément possible afin d'éviter les contestations. Aucun formalisme n'est requis, mais nous vous conseillons de l'envoyer en lettre recommandée. Il s'agit simplement d'établir un comparatif entre le montant annuel des provisions que le locataire a versé et le décompte des charges réelles que le propriétaire est en droit de récupérer auprès du locataire.
• Suite à cela, le propriétaire sera en droit de demander au locataire le complément de charges ou de lui restituer le surplus, selon le cas.
• À compter de l'envoi de ce courrier, le locataire n'a pas de délai légal pour régler le complément, de même que le propriétaire n'a pas de délai légal pour restituer le surplus. Le locataire peut, s'il le souhaite, attendre de consulter les pièces justificatives pour régler le bailleur.

Tenez les pièces justificatives à la disposition du locataire

• Durant 6 mois à compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire. Celui-ci peut les consulter s'il le souhaite. Si le propriétaire refuse que le locataire consulte les pièces justificatives, ce dernier peut ne pas régler la régularisation des charges demandée.
• Rien n'est précisé sur la manière dont les pièces sont tenues à disposition. Dans la pratique, le propriétaire enverra copie des décomptes de charges que le syndic adresse aux copropriétaires, ou le décompte établi par le gestionnaire dans un immeuble avec un propriétaire unique, ainsi que la copie de la taxe d'ordure ménagère adressée au propriétaire. Il peut également proposer au locataire de venir consulter les pièces justificatives à son domicile, ou dans la loge de la gardienne s'il y en a une, ou peut les lui apporter.

• Aucune liste légale concernant les pièces justificatives n'existe. Par pièces justificatives, il faut entendre les factures, les contrats de fourniture, la quantité consommée et le prix unitaire pour chaque catégorie de charges. En copropriété, il s'agit du décompte de charges de l'immeuble mentionnant les dépenses générales et le relevé individuel envoyé au propriétaire et qui ne concerne que son ou ses lots, avec les tantièmes y afférents.

Délais de paiement

Si la régularisation est fondée, avec justificatifs à l'appui, et que le locataire a pu examiner les pièces justificatives, il est obligé de payer. Aucun délai n'est imparti pour le règlement. Le propriétaire peut donc choisir lui-même un délai de paiement dans le courrier adressé au locataire. En général, il est demandé de payer dans un délai d'un mois.

Prescription

La prescription pour effectuer la régularisation des charges locatives est de 3 ans, que ce soit pour le bailleur ou pour le locataire. Le propriétaire peut donc demander en 2016 la régularisation des charges pour l'année 2015 et 2014 s'il n'avait pas régularisé en 2014. Cependant, si la régularisation des charges n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire pourra demander le paiement du surplus, s'il y en a un, par douzièmes.

Quels recours en cas de non-paiement ?

Envoyez un commandement de payer par huissier

En cas de non-paiement, le propriétaire a la possibilité d'envoyer au locataire un commandement de payer par huissier, ce qui aura pour effet de résilier le bail au bout de 2 mois si le locataire ne paie pas ce qui lui est demandé.

Saisissez la commission de conciliation

Il peut également, s'il ne souhaite pas résilier le bail ni engager une procédure car le montant n'est pas très important, saisir la commission de conciliation pour tenter de régler le litige à l'amiable. C'est bien souvent le locataire qui n'est pas d'accord sur le montant de la régularisation, mais rien n'empêche le propriétaire de saisir également la commission de conciliation si le locataire ne paie pas. Dans chaque département existe une commission départementale de conciliation qui s'efforce de concilier les parties et de rendre un avis dans les 2 mois à compter de sa saisine. Elle est compétente pour résoudre les litiges relatifs aux charges locatives.

• Pour saisir la commission, écrivez une lettre recommandée avec avis de réception en mentionnant l'objet du litige.
• La commission convoquera alors les parties pour les entendre et les concilier :
  • En cas de conciliation, la commission établit un document de conciliation comportant les termes de l'accord trouvé.
  • À défaut de conciliation, la commission rend un avis qui peut être transmis au juge par l'une ou l'autre des parties. Vous pouvez ensuite saisir le juge du tribunal judiciaire par assignation, par voie d'huissier, pour faire valoir vos droits.