Dans des immeubles en copropriété, bon nombre de locataires ne sont pas informés du montant réel des charges locatives à payer. Le copropriétaire bailleur a pourtant l'obligation d'en préciser le montant, en particulier si le bail prévoit le paiement des charges locatives par un système de provisions.
Le bailleur doit fournir à son locataire un document permettant de justifier du montant réel des charges. Ce document s'appelle le décompte de charges de copropriété. Voici tout ce que vous devez savoir sur ce décompte et sur vos droits en la matière.
Décompte des charges de copropriété : petit rappel sur les charges
Le copropriétaire, même s'il loue son lot, paie chaque année, directement au syndic, les charges de copropriété afférentes à son lot de copropriété.
S'il loue son logement, il peut récupérer auprès du locataire une partie des charges de copropriété liées au lot loué. Elles sont payées par le locataire au copropriétaire bailleur, en plus du loyer.
Ces charges locatives, ou charges récupérables auprès du locataire, sont définies par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et sont listées de manière exhaustive par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Le copropriétaire bailleur ne peut demander le paiement de charges qui ne figurent pas dans la liste de ce décret.
Exemple : sont récupérables auprès du locataire les frais d'entretien des espaces verts, des couloirs, montées et circulations, les dépenses d'eau et d'électricité pour le chauffage collectif, les dépenses d'électricité et d'entretien de l'ascenseur, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, etc.
Décompte des charges de copropriété : mode de récupération des charges
Pas de régularisation possible pour les forfaits
Pour les colocations et locations meublées conclues après le 27 mars 2014, bailleur et locataire peuvent prévoir dans le bail un montant forfaitaire de charges.
Dans ce cas, le bailleur ne peut pas demander de régularisation de charges au locataire et n'a pas à fournir le décompte, même si le forfait ne suffit finalement pas à couvrir le montant réel des charges locatives.
Dans le cas inverse, le locataire ne peut récupérer le trop-perçu de charges et ne peut donc exiger la régularisation des charges.
Provisions sur charges et régularisation annuelle
Dans le cas des contrats de location prévoyant le paiement des charges par un système de provisions mensuelles, le bailleur doit procéder chaque année à la régularisation des charges.
Le montant des provisions est une estimation basée sur le budget prévisionnel voté lors de la dernière assemblée générale de copropriété. Le budget prévisionnel doit être transmis par le copropriétaire bailleur au locataire.
Si, à la fin de l'année, le montant cumulé des provisions ne suffit pas à couvrir le montant réel des charges locatives, le locataire doit payer au bailleur le complément. À l'inverse, le bailleur doit rembourser au locataire le trop-perçu de provisions sur charges. Si le bailleur ne procède pas de lui-même à la régularisation des charges, le locataire peut la demander.
Bon à savoir : les dépenses correspondant à la rémunération du gardien ou du concierge sont exigibles au titre des charges récupérables à concurrence de 40 % de leur montant lorsqu'il assure seul l’élimination des déchets ou l’entretien des parties communes (Cass, 3e civ., 8 mars 2018, n° 17-11985).
Décompte exact des charges de copropriété : une obligation pour le bailleur
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de communiquer au locataire, 1 mois avant la régularisation, trois choses.
D'abord, le décompte par nature de charges. Doivent apparaître les différentes catégories de charges, ainsi que le montant exact réellement payé pour chaque catégorie de charges.
Ensuite, la répartition entre les locataires, pour les immeubles collectifs.
Enfin, le bailleur doit fournir une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.
Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire.
À noter : depuis le 1er septembre 2015, si le locataire en fait la demande, le copropriétaire bailleur lui transmet le récapitulatif des charges du logement par voie postale ou dématérialisée.
Bon à savoir : depuis le 25 octobre 2020, lorsque l'immeuble est équipé d'une installation centrale de chauffage, de froid ou d'eau chaude sanitaire et qu'il est muni des dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables, le bailleur doit transmettre au locataire (semestriellement ou trimestriellement sur demande du locataire, puis mensuellement à compter du 1er janvier 2022) une évaluation de la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de son local privatif (décret n° 2020-886 du 20 juillet 2020).
À défaut de régularisation faite par le bailleur avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander à échelonner leur paiement sur 12 mois, si le décompte fait apparaître un moins-perçu.
Exiger le décompte exact des charges de copropriété : un droit pour le locataire
Une fois par an, les charges font l'objet d'une régularisation par l'assemblée générale de copropriété. C'est dans ce sens qu'il est nécessaire d'en demander le décompte exact, au moment de les régulariser.
Cela permet de s'assurer que le montant des charges versé correspond bien au montant des charges réelles, de contrôler les dépenses et d'avoir une visibilité sur le montant des charges et sur leur nature.
Certains bailleurs ne souhaitent pas communiquer ce décompte. S'il refuse de fournir ce décompte, le locataire peut saisir le juge pour le contraindre à communiquer le chiffre.
Bon à savoir : selon l'article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la dernière convocation de l'assemblée générale doit préciser les modalités de consultation des pièces justificatives des charges.